006121800004

De offerte: onderdeel van het verkoopproces

Bijlage 4

In het verkoopproces vormt de offerte vaak een cruciaal onderdeel, omdat de offerte meestal de enige schriftelijke vastlegging van afspraken is. De offerte is een bevestiging van de communicatie tussen toeleverancier en klant.

Een offerte kan schriftelijk, per e-mail of mondeling worden ‘afgegeven’. (Men spreekt van een offerte doen of een offerte afgeven.)

De offerte bevat, bedrijfskundig, 4 à 5 belangrijke onderdelen: 1. Informatie

Informatie ter bevestiging aan de klant dat zijn vraag is begrepen. Advies en beschrijving van te offreren product of producten. 2. Prijs Opgave van prijs, prijsindicatie of prijsopbouw. 3. Levertijd De klant houdt rekening met een opgegeven levertijd, zeker als een geoffreerd product of dienst, onderdeel vormt van een project. De levertijd kan immers het gehele verloop van zijn project bepalen. 4. Leveringsvoorwaarden Kortingsstructuur, BTW en betalingscondities. 5. Eventueel aanvullende voorwaarden of afspraken Aanvullende informatie die noodzakelijk is om het product of de dienst te kunnen leveren. Een offerte bestaat uit de volgende onderdelen: • Adressering • Inleiding/Openingstekst Pakkende openingszin en/of bedanken voor de belangstelling • Kern

Product/dienstbeschrijving Prijs/leveringsvoorwaarden Stimuleren tot snelle reactie

• Slot

Maak een offerte aan een klant altijd uniek. Ook als het een standaardofferte betreft, kan door een goede originele opening en afsluiting de offerte persoonlijk worden. Adressering en namen moeten altijd correct zijn.

Houd de offerte zakelijk en beknopt en zorg dat de indeling van de verschillende onderdelen overzichtelijk is.

Bij de productbeschrijving kunnen kleine afbeeldingen in de offerte vaak verhel- derend werken.

67